Este artículo tiene por objeto informaros de las particularidades de la formación presencial a través de videoconferencia y Fundae. Ya que es un medio que muchas empresas estáis utilizando para realizar la formación y se está generalizando aplicaciones como Skype, Zoom, Teams… Está dejando de ser un uso excepcional para convertirse en regular. Os remito las siguientes aclaraciones ya que algunas en sí no cumplen los requisitos de un «aula virtual»:
Requisitos de la videoconferencia y Fundae
Como ya comentamos en un anterior blog, AULA VIRTUAL con Fundae el uso del aula virtual como formación presencial.
Esta deberá contar con un registro de conexiones generado por la aplicación del aula virtual en que se identifique para cada acción formativa desarrollada a través de este medio, las personas participantes en el aula, así como sus fechas y tiempos de conexión. Además, deberá contar con un mecanismo que posibilite la conexión durante el tiempo de celebración del aula por parte de los órganos de control, a efectos de las actuaciones de seguimiento y control contempladas en el Artículo 2. Utilización de aula virtual como formación presencial.
La videoconferencia deberá estar habilitada para generar registros de actividad a disposición de los órganos de control. También una vez finalizada la formación, tendremos los tiempos de conexión detallados por cada participante y permitir una identificación de los mismos.
El sistema utilizado debería permitir a los alumnos el acceso mediante credenciales personales e intransferibles, de modo que garanticemos que son ellos los que están accediendo (que no utilicen como username un apodo o iniciales sinó su nombre completo). Además, debería registrar las actividades realizadas durante la formación, es decir, las entradas y salidas del sistema durante la clase, el tiempo total de conexión, etc. Ese es el registro de la formación al que se refieren, y que la mayoría de los sistemas de clases en directo como Zoom, Google Meet, Skype, Microsoft Teams, Jitsi… no ofrecían.
Aclaraciones de Fundae
Asistiendo al webinar de esta misma mañana que ha emitido Fundae, nos comentan los siguientes matices en cuanto a la videoconferencia y Fundae: Actualmente algunas de estas plataformas tienen implementadas estas herramientas como webexmeetings que permite un informe de registro de conexiones. Nos animaba Maribel de Fundae a eludir en la medida de lo posible la declaración responsable y en pedir a los proveedores de los cursos que investiguen ya que algunas plataformas tienen capacidad para generar estos informes pero los que las utilizan lo desconocen totalmente.
Extracción de informes en las plataformas de videoconferencia y Fundae
También he visto que Google Meet lo permite, solo es que los proveedores del curso lo investiguen y se enteren de cómo conseguir esos registros.
https://support.google.com/meet/answer/10090454?hl=es
Exigid a vuestro proveedor cumplir con los requisitos de videoconferencia y Fundae
Deberéis exigir a vuestro proveedor de formación que el medio que usen para impartir la formación por videoconferencia disponga de estas herramientas. Podríamos tener problemas en adelante con la videoconferencia y Fundae ya que solo con el link a una sesión y la firma de la declaración responsable no es suficiente. Porque eso, indica Fundae, es para un caso excepcional.
La asistencia de los alumnos se acreditará a través del registro de conexiones que, como ya hemos explicado, debe estar relacionado de manera inequívoca con el participante.
¿Qué hacer si tengo cursos dados de alta que no cumplen los requisitos de aula virtual?
Si tenéis cursos por videoconferencia de estas características, por favor poneros en contacto con los centros de formación para que hagan lo posible para favoreceros esos informes y en el caso de que ahora eso ya no sea posible, graben las sesiones (que vosotros guardaréis en el expediente del curso) y en que se puedan identificar claramente la identidad de los participantes (nombre y apellidos al loguearse en la sesión).
Si creen conveniente cambiar de plataforma o link de acceso a la sesión para poder garantizar el informe de actividad y registro de conexiones, comuniquéis los nuevos datos a vuestro gestor de Fundae para actualizarlo en la plataforma.
En definitiva, como empresa bonificada deberías guardar en el expediente del curso lo siguiente:
– informes generados de la aplicación para realizar la formación dónde deben quedar identificadas por cada uno de los cursos: los participantes, fechas,hora de conexión y hora de salida (tiempo de la sesión) de cada participante, hora real de inicio de sesión y duración real de la sesión (si es posible).
Aconsejamos, utilizar solo la declaración responsable de la persona participante cuando la aplicación no te facilite los registros solicitados en la normativa actual y de manera excepcional.
Todos nos vamos adaptando a estos sistemas cambiantes y así en la medida de lo posible no poner en peligro la seguridad de las bonificaciones. Cara a la contratación de los cursos siempre exigid que sean por aula virtual que cumpla con todos los requisitos de Fundae para evitar problemas.
Ahora empezaremos a tener inspecciones acerca de las aulas virtuales y veremos qué nos requieren exactamente, qué nos admiten y qué no. De momento, sabemos que una simple reunión en Teams no es suficiente para cumplir los requisitos, así que hilo a la aguja!.
